Desde la creación de la Inspeccion de Trabajo en 1906, estaba dispuesto que las actuaciones inspectoras debían constar mediante diligencia escrita en un Libro de Visitas, que deberían tener a disposición los empresarios. La Real Orden de 15 de Marzo de 1907 regulaba, con muy buen criterio, sus características: “Con objeto de evitar todas las molestias posibles a los industriales sujetos a la inspección, y de darles todo género de facilidades para que puedan colocarse dentro de la ley, con un gasto insignificante y en forma que pueda ser realizable, aun en los pueblos de menor importancia, el libro de visitas no requiere más condiciones que la de ser en blanco, estar numerados sus folios y tener aproximadamente las dimensiones de folio o cuarto mayor, estableciendo esta última limitación, no por necesaria, sino como conveniente para dar cierta uniformidad de dimensiones a los indicados libros”.
Tanto la obligación de realizar las diligencias por parte de los funcionarios actuantes, como la de tener a disposición de éstos por parte de los empresarios su Libro de Visitas se han mantenido desde entonces hasta la entrada en vigor de la nueva Ley 23/2015, Ordenadora de la Inspección de Trabajo. Curiosamente, en la Ley no desaparece la obligación de extensión de diligencia pero sí la de disposición de Libro de Visitas o documento sustitutorio por parte del empresario. Todo ello invocando la necesidad de reducir una traba administrativa. En algunas publicaciones, se llegó a evaluar el ahorro para los empresarios en ¡700 millones de euros!, cuando todos sabemos que el coste del Libro de Visitas es de unos 5 euros, y que vale para muchos años en general.
UPIT no tuvo ocasión de pronunciarse sobre esta supresión en el trámite de consulta porque no estaba en el texto que se nos facilitó como anteproyecto de ley. Tampoco fue, una vez publicada la ley, algo que consideráramos esencial en nuestro análisis, a pesar de nuestra perplejidad. Lo cierto es que la medida ni supone ahorro real para las empresas, ni el Libro es una traba administrativa, porque la diligencia sigue existiendo, ni facilita el trabajo de los actuantes, que nos convertimos en responsables del material a utilizar en las diligencias. Es decir, todo consiste en trasladar a los funcionarios del sistema la responsabilidad de disponer en cada actuación del material que antes correspondía conservar al empresario y además, de su correcta remisión, en su caso, a éste.
Porque las diligencias en el Libro tienen dos objetivos: uno, que el empresario conserve constancia de las actuaciones, incluso de los requerimientos que muchas veces se han venido en ellas realizando; y dos, la conservación en expediente de copias de dichas diligencias como comprobación de que lo que quedó escrito el empresario lo conocía.
Hasta la fecha hemos venido funcionando con hojas sueltas autocopiativas (o no, dependiendo de la provincia) y en algunos momentos, con el papel carbón que creíamos desterrado definitivamente de nuestras vidas. Y la mayoría de los empresarios sigue aportando el Libro de Visitas porque lo encuentra más cómodo que guardar las hojas sueltas.
Pero el problema principal de las hojas sueltas que utilizamos y en las que el proyecto de OM insiste, es que impiden cualquier seguridad jurídica a los actuantes, pues de la pérdida u ocultación de hojas sueltas por el administrado (y más cuando es el original el que se entrega y la copia la que se queda en el expediente) no se sigue posibilidad de comprobación de que las afirmaciones de los funcionarios son las correctas (lo que la simple consulta del Libro de Visitas sí permite), ni responsabilidad alguna del empresario, sino, en todo caso, del funcionario.
El resultado real es que el procedimiento administrativo se complica para la Administración y la seguridad jurídica para el funcionario es menor. Por eso hemos dicho y mantenemos: si se elimina el Libro de Visitas, lo que no tiene sentido es mantener la estricta obligación de diligenciar para el funcionario. Y menos en estas condiciones.
Son estas las razones por las que no hemos hecho enmiendas concretas al anteproyecto. No estamos de acuerdo con el fondo del cambio legislativo porque, en realidad, supone un obstáculo más a nuestra labor inspectora: lejos de eliminar burocracia interna innecesaria, lo que hace es multiplicarla; lejos de facilitar el trabajo de los funcionarios, lo complica. En consecuencia, ningún sentido tiene pronunciarnos sobre los detalles del anteproyecto de OM.